Рано или поздно, любому руководителю приходится задумываться о продвижении своей продукции. Одним из наиболее эффективных способов продвижения является участие в выставках.
- Как подготовиться к выставке?
- Сколько стоит участие в выставке?
- Как распределить обязанности среди сотрудников для участия в выставке?
- Какой выставочный стенд заказать?
- Как оценить эффективность участия в выставке?
    Выставка, как любой другой инструмент продвижения, может быть неэффективна, если ее неправильно использовать и плохо к ней готовиться: не иметь точного представления о своих целях и ожидаемых результатах, об участниках и посетителях. Поэтому, наша рекомендация – заранее планировать деятельность по участию в выставках.

Как принять участие в выставке

   Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:

1. Выбор тематики и формы участия в выставке.
     В зависимости от Вашей стратегии, поставленных целей и возможностей компании необходимо составить список выставок, в которых участие компании будет интересно. Не стоить верить только данным организаторов, партнеров и знакомых. Если Вы планируете участвовать в выставке, например, в следующем году, то нужно посетить аналогичную выставку в этом году. Стоит заметить, что сейчас приобретает все большую актуальность участие в выставках смежных тематик. Преимущество такого участия в том, что Вы сможете полноценно общаться с вашей целевой аудиторией, а рядом не будут представлены конкуренты. В данном случае выставочный стенд и раздаточный материал должен готовиться на языке проводимой выставки.
     Возможно как полноценное участие в выставке, так и заочное. Если вам необходимо представить и продемонстрировать свою продукцию, показать ее преимущества презентовать новую коллекцию, то, конечно же, необходима индивидуальная застройка стенда. От качества изготовления и дизайна выставочного стенда посетители будут судить об имидже Вашей компании. Постарайтесь узнать, как будут представлены на выставке Ваши ближайшие конкуренты.
     Также Вы можете участвовать в совместных рекламных кампаниях с организатором выставки, участвовать в выпуске пригласительных и выставочных каталогов, организации деловых программ, семинаров, презентаций, а так же показов мод и т. д.
    
2. Подготовка. Заказ стенда. Составление сметы расходов.
      От качества подготовки к выставке на 80% зависит ее эффективность. Желательно, чтобы срок подготовки к участию в выставке  составлял три четыре месяца. В план подготовительных работ руководитель выставки должен включить следующие вопросы:
    подготовка стенда;
    подготовка раздаточных материалов;
    отбор и подготовка персонала;
    информирование клиентов и партнеров.

Важно определить основные параметры выставочного стенда:
     размеры,
     оформление,
     расположение.
     Вам не понадобится громадный стенд, если Вы не делаете ставку на массового потребителя и не планируете разместить десяток столов для ведения переговоров.
     Выбор места напрямую зависит от бюджета выставки. Конечно, чем ближе ко входу в павильон будет находиться Ваш выставочный стенд, чем он будет заметнее и крупнее, тем лучше. Но, как правило, посетители так или иначе обходят всю экспозицию, поэтому при грамотном оформлении выставочный стенд почти в любом месте даст эффект.
     Некоторые участники выставки привлекают внимание к своему стенду, устраивая концерты, конкурсы и другие шумные мероприятия. Планируя их, следует помнить, что это воздействует исключительно на массового посетителя и чаще привлекает «посетителей-пылесосов»: студентов, пенсионеров и других  людей, посещающих выставки ради сбора календарей и других сувениров.
     Дизайн выставочного стенда прежде всего должен подчеркивать преимущества выставляемой продукции, а не быть «просто красивым». Если компания работает на рынке b2b, выставочный стенд должен не просто впечатлять, а в первую очередь информировать о сути предложений компании, ее конкурентных преимуществах.
   При работе с подрядчиком, который будет выполнять дизайн для вашего выставочного стенда, обязательно проинформируйте его:
  о целях и задачах, которые Вы ставите для участия в данной выставке,
  о клиентах, которые будут посещать ваш выставочный стенд,
  о выставляемой продукции, ее преимуществах и типах.
Тогда дизайнер сможет визуализировать все то, что вам необходимо будет донести до ваших потенциальных клиентов и общение с ними у вас будет гораздо продуктивней.
    Перед разработкой дизайна с менеджером необходимо определить возможные материалы, из которых выставочный стенд будет изготовлен. Желательно обращаться в компании с собственной производственной базой, т.к. это позволит оптимально использовать бюджет, выделенный на изготовление выставочного стенда. Применение системы специальных профилей и креплений делает выставочный стенд универсальным, заказав эксклюзивный выставочный стенд один раз, Вы сможете трансформировать его и использовать на других выставках. Это значительно экономит бюджет на выставки, т.к. в дальнейшем Вам придется платить только за сборку стенда.
    После решения организационно-подготовительных вопросов разрабатывается окончательная смета участия в выставке, которую в готовом виде должен предоставить руководитель мероприятия.
К основным статьям расходов можно отнести:
      регистрационный сбор;
      изготовление стенда;
      оплату выставочной площади и дополнительного;
      изготовление рекламно-информационной и сувенирной продукции;
      зарплату наемного персонала.
   Нередко возникают материальные проблемы, решение которых не предусмотрено ассигнованными средствами, поэтому необходимо заложить в бюджет мероприятия некоторую сумму на непредвиденные расходы, обычно это 10% от суммы сметы.
 
3. Работа на выставке.
     Для успешной работы на выставке необходимо проинформировать нужных компании людей, желательно это сделать не менее чем за месяц до начала выставки. Чтобы понять, кто из них посетит мероприятие, Вы должны подготовить информационное письмо. Желательно составить его таким образом, чтобы партнеры или клиенты обязательно на него отреагировали. Например, в конце письма предложить адресату обратиться к Вам за пригласительным билетом или планом павильона. Недели за две до начала выставки следует напомнить о ней тем, в чьем внимании Вы заинтересованы.
     В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке – пять-шесть человек. Некоторые компании отправляют на выставку сотрудников, меньше всего занятых на работе, некоторые – имеющих привилегированное положение. И то, и другое неправильно. Персонал, работающий на выставке, – лицо компании, поэтому стендистами должны быть сотрудники, которые смогут правильно позиционировать компанию. Для них было бы очень полезно проводить тренинги.
     Если стенд находится не в лучшем месте выставочного зала, стоит подумать о привлечении промоутеров – распространителей рекламы и информации о Вашей компании. Работа с ними может принести больший эффект и обойтись намного дешевле, чем размещение стенда на престижном месте. Число распространителей, работающих в зале, будет зависеть от тиража рекламных и информационных материалов. Учитывая колебания численности посетителей в разные дни и часы работы выставки, средняя производительность одного сотрудника за час активной работы по раздаче материалов всем посетителям составляет 120–130 экземпляров в час, специалистам в обмен на визитки – до 50.
     Например, для распространения 20 тыс. экз. буклетов всем посетителям на четырехдневной выставке (26 часов работы) потребуется примерно шесть человек (20 000 : 120 : 26). Желательно иметь в резерве еще одного человека, который будет подменять коллег в период их отдыха и обеда. Также необходимо выбрать среди них одного ответственного за работу всей группы. Промоутеров можно набрать из штатных сотрудников или из наемных.
      Кроме полиграфической продукции среди Ваших раздаточных материалов очень уместны будут CD, так как полная подборка каталогов, буклетов, листовок и т. д. нередко бывает достаточно тяжела и посетители либо отказываются ее брать, либо выбрасывают по дороге. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Например, многие туристические компании распространяют карты городов, стран и т. п. с напечатанными на них своими контактными данными.
      На выставке целесообразно проводить исследование конкурентов и исследование посетителей. Сбор информации проводят в соответствии с составленным планом и списком вопросов. Как правило, изучают выставленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые места. Собранные данные должны оперативно обрабатываться, чтобы по возможности успеть решить возникающие вопросы в ходе выставки. При анализе конкурентов также следует обратить внимание на концепцию их выставочных стендов, представляемые решения, их выступления на конференциях и семинарах, проводимых в рамках выставки.
     Исследование посетителей – это анкетирование гостей стенда (после ответов на их вопросы и представления компании). Не стоит задерживать их надолго – желательно задавать три-четыре вопроса. Стендистам лучше фиксировать ответы самостоятельно, а не давать заполнять анкеты. Собранные анкеты и прикрепленные к ним визитки не должны лежать на видном месте. По возможности их нужно сразу отправлять
в офис: на выставках нередки случаи, когда анкеты пропадают – конкуренты не спят!

4. Работа после выставки.
      Около трети компаний не развивают завязавшиеся контакты и не оценивают эффективность выставки. Но стоит помнить, что на выставках люди только знакомятся, серьезные же переговоры начинаются, как правило, несколько месяцев спустя. Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это нужно по горячим следам – в последующие две недели после выставки.
     Ошибочно думать, что на следующий день после выставки выстроится очередь из покупателей, а партнеры будут непрерывно предлагать выгодные проекты. Но в то же время оценка эффективности должна обязательно проводиться. Лучше, если она будет проходить в два этапа:
   организационные итоги (правильно ли были выбраны формат участия, расположение стенда и т. п.);
   коммерческие итоги (число посетителей стенда, количество розданных рекламных материалов, сумма, на которую были заключены контракты).
       Лучше всего провести собрание, на котором каждый сотрудник, работавший на выставке, выскажет предложения: как повысить результативность следующей выставки и не повторить допущенные ошибки. Оценка заканчивается подведением общих итогов:
   сравнение сметных и реальных расходов;
   сравнение затрат на рекламу и отдачи от нее (количество посетителей, привлеченных рекламой, определяется в ходе анкетирования);
    отзывы посетителей о стенде (определяются после обработки анкет и обсуждения выставки со всеми участниками);
    эффективность работы персонала (количество и качество заполненных анкет, проведенных переговоров и т. д.);
    состав посетителей (определяется после обработки анкет);
    определение стоимости одного контакта и стоимости одного результативного контакта;
    сравнение количества заключенных контрактов, соглашений, договоров с клиентами и партнерами и планировавшихся.

Искренне надеемся на то, что предложенные рекомендации помогут вам участвовать в выставках только эффективно!
Желаем удачи!